Wynajmując lokal, należy odpowiednio zabezpieczyć interesy stron – zarówno Najemcy, jak i Wynajmującego. Niezwykle ważne jest, aby już na etapie zawarcia umowy zastanowić się, jakie rozwiązania prawne pomogą najlepiej zrealizować ten cel. Dlatego wiele osób decyduje się na skonsultowanie się z prawnikiem od nieruchomości, aby zapewnić prawidłowość i pełne zabezpieczenie swoich interesów. Oprócz „klasycznej” umowy najmu mamy także do wyboru dwie — bardziej rygorystycznie uregulowane — konstrukcje: najem okazjonalny oraz najem instytucjonalny — poniżej przedstawiamy najważniejsze podobieństwa i różnice między oboma rodzajami umów.

Co może być przedmiotem najmu?

W przypadku obu umów przedmiotem najmu może być wyłącznie lokal mieszkalny. Do innego rodzaju lokali (niemieszkalnych) stosuje się przepisy dotyczące najmu na zasadach ogólnych (tzw. najmu „zwykłego”).

W jakiej formie należy sporządzić umowę?

Podobnie jak przedmiot najmu – również wymagana forma zawarcia umowy jest jednakowa zarówno w przypadku umowy najmu okazjonalnego, jak i w przypadku umowy najmu instytucjonalnego. Obie umowy powinny zostać zawarte na piśmie pod rygorem nieważności.

Kto może zawrzeć umowę?

Po stronie Najemcy tak w umowie najmu okazjonalnego, jak i instytucjonalnego – będzie to zawsze osoba fizyczna. Dodatkowo Najemca nie może prowadzić działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali.
Istotna różnica między obiema umowami dotyczy natomiast osoby Wynajmującego. Przy umowie najmu okazjonalnego Wynajmującym może być wyłącznie – osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali.
Z kolei w przypadku umowy najmu instytucjonalnego przeciwnie – stroną wynajmującą może być tylko podmiot, który zawodowo wykonuje działalność gospodarczą polegającą na wynajmowaniu lokali. Nie ma przy tym znaczenia, czy Wynajmującym będzie osoba fizyczna, osoba prawna czy też inna jednostka organizacyjna – niebędąca osobą prawną.

Na jaki czas można zawrzeć umowę?

Umowa najmu okazjonalnego musi być zawarta na czas oznaczony, nieprzekraczający 10 lat. Podobnie jest w kwestii umowy najmu instytucjonalnego, którą również można zawrzeć wyłącznie na czas określony- tu mamy jednak istotną różnicę- nie istnieją jednak żadne ograniczenia w tym zakresie- tj. umowa może być zawarta na czas dłuższy niż 10 lat.

Jaka kaucja może być określona w umowie?

Kaucja to często jeden z najważniejszych elementów umowy, który częściowo zabezpiecza interesy Wynajmującego. Co istotne – od zapłaty kaucji można uzależnić zawarcie każdej z ww. umów. Dlatego kluczowe jest, aby właściwie określić jej wysokość.
Zarówno w umowie najmu okazjonalnego, jak i w umowie najmu instytucjonalnego maksymalna wysokość kaucji nie może przekraczać sześciokrotności miesięcznego czynszu. Przy ustalaniu maksymalnej wysokości kaucji pod uwagę należy brać stawkę czynszu obowiązującą w dniu zawarcia umowy.

Czy w trakcie trwania umowy można dokonywać potrąceń z kaucji?

Strony nie mogą sobie wzajemnie potrącać należności z kaucji w trakcie trwania umowy najmu okazjonalnego. Lepszą sytuację ma w tym zakresie Wynajmujący — w umowie najmu instytucjonalnego. Z uwagi na zawodowy charakter działalności takich podmiotów (prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali) – Wynajmujący mogą w tym przypadku pobierać z kaucji np. zaległości z czynszu.
W takiej sytuacji Najemca musi uzupełnić potrąconą kaucję w terminie ustalonym w umowie lub – jeśli strony nie określiły takiego terminu – w terminie wskazanym przez Wynajmującego.

Czy trzeba zgłaszać zawarcie umowy do Urzędu Skarbowego?

Nie ma obowiązku zgłaszania faktu zawarcia umowy najmu instytucjonalnego do urzędu skarbowego. Inaczej jest przy umowie najmu okazjonalnego – jest to obligatoryjne działanie, jeżeli chcemy, żeby umowa miała skutki określone w ustawie.
O zawarciu umowy najmu okazjonalnego Wynajmujący powiadamia naczelnika urzędu skarbowego. Termin na dokonanie zgłoszenia wynosi 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu – bez znaczenia pozostaje więc data podpisania umowy przez strony.

Czy Najemca może dobrowolnie poddać się egzekucji?

Poddanie się egzekucji przez Najemcę jest istotą omawianych umów. Takie rozwiązanie daje Wynajmującemu możliwość zabezpieczenia się na wypadek uchylania się przez Najemcę od obowiązku opróżnienia lokalu po zakończeniu umowy najmu — jak wiemy, procesy o eksmisje są długotrwałe i wyczerpujące.
W przypadku umowy najmu instytucjonalnego wystarczy samo oświadczenie Najemcy o poddaniu się egzekucji i zobowiązaniu się do opróżnienia i wydania lokalu. Wymagana jest jednak forma aktu notarialnego takiego oświadczenia.
Do umowy najmu okazjonalnego natomiast konieczne jest dodatkowo załączenie dwóch innych dokumentów: wskazującego przez Najemcę innego lokalu, w którym zamieszka w razie eksmisji (zwykła forma pisemna) oraz oświadczenia właściciela lub osoby posiadającej tytuł prawny do powyższego lokalu o wyrażeniu zgody na zamieszkanie w nim przez Najemcę w razie przeprowadzenia egzekucji (zwykła forma pisemna lub – na żądanie Wynajmującego – oświadczenie z podpisem notarialnie poświadczonym).

Jaki termin przysługuje Najemcy na opróżnienie lokalu?

Jeżeli Najemca po zakończeniu umowy najmu nie opróżnił lokalu dobrowolnie, Wynajmujący powinien doręczyć mu pisemne żądanie z urzędowo poświadczonym podpisem właściciela. Najemca ma obowiązek opróżnić lokal w terminie wskazanym przez Wynajmującego w wezwaniu. Termin ten nie może być jednak krótszy niż 7 dni – w przypadku umowy najmu okazjonalnego oraz 14 dni – w przypadku umowy najmu instytucjonalnego – liczone od dnia doręczenia wezwania.

Co jeżeli Najemca nie opróżni lokalu w powyższym terminie?

W sytuacji, gdy Najemca nie zastosuje się do żądania Wynajmującego – Wynajmującemu pozostaje droga sądowa. Wynajmujący może zwrócić się do sądu z wnioskiem o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu. Do wniosku w przypadku obu umów załącza się: żądanie opróżnienia lokalu wraz z dowodem jego doręczenia Najemcy albo dowodem nadania go przesyłką poleconą oraz dokument potwierdzający, że Wynajmujący jest właścicielem lokalu lub posiada do niego tytuł prawny. Przy umowie najmu okazjonalnego do wniosku należy dodatkowo załączyć potwierdzenie zgłoszenia zawarcia umowy do Urzędu Skarbowego.

Podsumowanie